El proceso administrativo tiene su origen en la teoría de administración general de Henry Fayol que comprende el conocimiento, las herramientas y las técnicas del que hacer administrativo, y hacer referencia de los procesos de:
- Planeación: Organización Control Dirección
• Relacionada con
el direccionamiento de las organizaciones hacia lo que será su futuro.
• Se refiere a la
conducción de las personas que laboran en las organizaciones para el logro de
los objetivos previstos en la planeación.
• Se refiere al
proceso de evaluar y retroalimentar el desempeño de las personas y
organizaciones para el logro de sus objetivos.
• Se refiere a la
conducción de las personas que laboran en las organizaciones para el logro de
los objetivos previstos en la planeación.
Procedimiento que
sirve para el logro eficaz de esos objetivos. El paradigma del proceso
administrativo y de las áreas funcionales fue desarrollado por Henri Fayol
(1916). Aunque todavía se discuta si la administración es una ciencia o, por el
contrario, es arte, desde una perspectiva funcionalista se afirma que la
función básica de la administración, como práctica, es la de seleccionar
objetivos apropiados y dirigir a la organización hacia su logro. Lo anterior
implica definir la administración como un proceso que, como tal, requiere de la
ejecución de una serie de funciones. Fayol describió las actividades
administrativas como compuestas por las funciones de planear, organizar,
dirigir, coordinar y controlar
Proceso
administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de
planeación, organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un
objetivo común: aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de
cualquier otro tipo, con los que cuenta la organización para hacerla efectiva,
es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus
objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales, y es importante
porque ayuda a simplificar y conseguir el logro de objetivos. Dentro de una empresa
u organización, el trabajo suele ser dividido en compartimentos, separado en
funciones y los gestores no logran que las tareas se ejecuten.
Fases
Se plantean dos
fases en el proceso administrativo, una mecánica y otra dinámica.
En la primera,
fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se prepara la estructura
necesaria para hacerlo, comprende las actividades de planeación y organización.
La segunda, fase
dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo social que se ha
estructurado y comprende las actividades de dirección y control.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
Estas actividades
de control deben estar organizadas en un plan adecuado, con los componentes
requeridos por cada actividad y la elección de las personas adecuadas para
realizar las tareas encomendadas.
Actividades que
lo componen
Como ya se ha
mencionado, el proceso administrativo consiste de 4 etapas o funciones básicas:
planeación, organización, dirección y control. A continuación una breve
introducción a cada una.
1. Planeación
Consiste en saber
qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que se va a tomar
para alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se desea conseguir
(objetivos)? ¿Qué se va a hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a hacer?
¿Cómo lo va a hacer (recursos)? La planeación trata de crear un futuro deseado.
Robbins y De
Cenzo (p.6) afirman que planificar abarca la definición de las metas de la
organización, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas
metas y el desarrollo de una jerarquía minuciosa de los planes para integrar y
coordinar las actividades. Establecer metas sirve para no perder de vista el
trabajo que se hará y para que los miembros de la organización fijen su
atención en las cosas más importantes.
2. Organización;
La organización
es un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos cuyo fin
es establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar.
Es un proceso en donde se determina qué es lo que debe hacerse para lograr una
finalidad establecida o planeada, dividiendo y coordinando las actividades y
suministrando los recursos.
Robbins (p.9)
explica que organizar es disponer el trabajo para conseguir las metas de la
organización. Organizar incluye determinar qué tareas hay que hacer, quién las
hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las
decisiones.
3. Dirección
La dirección es
la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que
todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus
objetivos. Se ejerce a través de tres subsunciones: el liderazgo, la motivación
y la comunicación.
Finch, Freeman y
Gilbert (p.13) dicen que la dirección es el proceso para dirigir e influir en
las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con
respecto a una tarea. La dirección llega al fondo de las relaciones de los
gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.
4. Control
El control es la
función que efectúa la medición de los resultados obtenidos comparándolos con
los esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora continua.
Alegre, Berné y
Galve (p.42) sostienen que el control es la actividad de seguimiento encaminada
a corregir las desviaciones que puedan darse respecto a los objetivos. El
control se ejerce con referencia a los planes, mediante la comparación regular
y sistemática de las previsiones y las consiguientes realizaciones y la
valoración de las desviaciones habidas respecto de los objetivos. El control,
pues, contrasta lo planeado y lo conseguido para desencadenar las acciones
correctores, que mantengan el sistema regulado, es decir, orientado a sus
objetivos.
Existen algunas
otras actividades o funciones que han sido adicionadas por diversos autores,
entre ellas se tienen:
5. Integración
Integrar, con qué
y quiénes se va a hacer, consiste en seleccionar y obtener los recursos
financieros, materiales, técnicos y humanos considerados como necesarios para
el adecuado funcionamiento de un organismo social., la integración agrupa la
comunicación y la reunión armónica de los elementos humanos y materiales,
selección entrenamiento y compensación del personal.
6. Previsión
Prever, qué se
puede hacer, consiste en el diagnóstico de la información y los datos
disponibles, de tal manera que se haga posible la anticipación o construcción
del contexto en el que la organización se encontrará.
TOMA DE DECISIONES
La toma de decisiones es una capacidad netamente humana, deriva del poder de la razón y el poder de la voluntad, es decir, pensamiento y querer unidos en la misma dirección.
Es el proceso de
analizar, organizar y planificar en busca de un propósito específico.
Recurrentemente, los seres humanos deben elegir entre diferentes opciones,
aquella que según su criterio es la más acertada.
Se puede
presentar en diferentes contextos: a nivel personal, familiar, laboral, social,
sentimental, económico, empresarial, etc. Es decir, en todo momento se presenta
la toma de decisiones, la diferencia radica en la forma en la cual se llega a
ellas.
Para el
administrador o gerente tomar decisiones representa una de las mayores
responsabilidades que debe asumir a nivel laboral. Tomar la decisión correcta
es una de las metas de quienes practican la gerencia, para ello deben contar
con ciertos conocimientos, una amplia experiencia en el tema y seguridad
personal.
Toma de
decisiones ¿Cómo se toman las decisiones en las organizaciones?
En la gerencia la
toma de decisiones, trabaja a la par de las cuatros funciones administrativas:
Planeación, Organización, Dirección y Control.
En muchos casos
se toman mediante dos mecanismos:
Racionalidad:
Proceso donde se elaboran modelos sencillos en los que analizan las
características de los problemas sin enfatizar en la complejidad.
Intuición: Es un
enfoque donde las decisiones se toman inconscientemente, por experiencia
dilatada.
En otros casos se
usan modelos definidos que ayudan a la toma asertiva de decisiones.
Modelo Racional: Es uno de los
modelos más usados por la gerencia, considera el comportamiento humano con la
idea de que las personas maximizan el valor bajo ciertas restricciones. Cada
persona tiene metas y clasifica sus acciones de acuerdo a la contribución de
estas metas para finalmente seleccionar la alternativa de valor más alto en
términos de retribución.
Pasos
- Definir el problema.
- Identificar los criterios existentes para la decisión.
- Distribuir ponderaciones a los criterios.
- Desarrollar una serie de posibles alternativas.
- Analizar estas alternativas y seleccionar la mejor modelo racional del proceso de toma de decisiones
- Elementos de la toma de decisiones gerencial
Información: Es
importante para manejar los aspectos a favor o en contra del problema, de esta
manera definir las limitaciones. Si no se puede obtener información específica,
la decisión debe basarse en la información disponible, así la misma sea
información a nivel general.
Conocimientos:
Para tomar cualquier decisión se debe tener conocimiento del entorno
circunstancial del problema, de esta manera seleccionar un curso de acción. Si
se carece de conocimiento, es fundamental buscar asesoría.
Experiencia:
Cuando un gerente ha tomado decisiones constantemente, con resultados buenos y
malos le proporcionan experiencia, información para el futuro, que pudiera ser
usado en algún problema similar, a partir de esta establecer un plan de acción.
Si carece de experiencia la tendencia es experimentar, cabe destacar que los
problemas importantes no pueden solucionarse con experimentos ya que el riesgo
es elevado.
Análisis: Se hace
a través de métodos específicos, cuando no se tiene uno, debe entonces confiar
en la intuición.
Juicio: Es
necesario para utilizar acertadamente la información, los conocimientos, la
experiencia y el análisis.
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